Retrospective in de praktijk

 In Kwaliteitsmanagement

Wanneer je als IT professional in een Agile omgeving voor het eerst in aanraking komt met de retrospective, zie je vaak dat er simpelweg twee vragen worden gesteld: wat ging er goed? en: wat kan er beter? Laten we beginnen met de vraag: wat is de retrospective? Hierbij citeer ik graag de Scrum Guide[1]: “The Sprint Retrospective is an opportunity for the Scrum Team to inspect itself and create a plan for improvements to be enacted during the next Sprint”.

Hoewel de essentie van verbetering natuurlijk geraakt wordt met de twee basis vragen, merk je in de praktijk dat bij herhaling van deze vorm de meetings stroever gaan lopen. Vaak worden dezelfde punten aangehaald en dit leidt vrijwel nooit toch echte verbeteringen. Teamleden zijn daardoor ook niet meer gemotiveerd om echt na te denken over verbeteringen. Wellicht is dit een herkenbare situatie.

De hamvraag is dus: hoe verbeter ik mijn retrospectives, zodat echte verbetering plaatsvindt en blijft vinden?

Het doel

Alleen wanneer er een eenduidig beeld is over het doel van de retrospective zal deze echt effectief zijn. Hier begint het mee; iedereen moet begrijpen waarom deze sessies gehouden worden. Het is aan de scrummaster om dit collectieve begrip van inspection and adaption als bouwstenen voor continuous improvement over te brengen. Het gehele team dient de toegevoegde waarde in te zien en hier achter te staan.

De basis

Wanneer duidelijk is waarom de retrospective gehouden wordt, is het van belang dat de noodzakelijke randvoorwaarden worden geschapen. Er moet een sfeer en omgeving gecreëerd worden waarin open communicatie en feedback aangemoedigd worden. Dit moet uiteindelijk integreren in de teamcultuur, maar het begint bij motivatie en stimulatie. Door te coachen op de scrum values die dit jaar aan de scrum-guide zijn toegevoegd[1], kan een scrummaster de basis leggen voor succes.

Focus

Het is verleidelijk om alle verbeterpunten die genoemd worden in de retro door te voeren. Immers, hoe meer verbetering hoe beter. Echter gaat elk verbeterpunt gepaard met verandering van processen of werkwijzen, en gaat elke verandering niet vanzelf. Verandering op die niveaus is vaak een geleidelijk proces. Daarom is het van belang niet alles tegelijk te willen veranderen. Simpel gezegd, benoem niet tig aandachtspunten en probeer niet tientallen veranderingen gelijktijdig door te voeren. Prioriteer en kies er een of enkele die op dat moment het belangrijkste zijn. Het kernwoord is focus. Focus op kleine verbeterslagen, definieer acties en wijs de acties toe om te zorgen dat de verbetering ook daadwerkelijk wordt doorgevoerd.

Follow up

In vrijwel alle verbetermethodieken komt het terug, van de PDCA cyclus tot Lean / Six Sigma. Alleen het benoemen van een verbeterpunt en bijbehorende acties is niet afdoende (plan). De acties moeten ook worden opgevolgd en doorgevoerd (do). Er moet worden bepaald of de acties ook het gewenste resultaat boeken (check) en desnoods moet er worden bijgestuurd (act). Dit houdt in dat de gekozen verbetering expliciet moet worden meegenomen in de sprint. Hiermee wordt het werk dat benodigd is om de verbetering door te voeren inzichtelijk en transparant. Ook dient gecontroleerd te worden of het beoogde effect bereikt wordt. Ergo, follow up.

Change the format

Het team wil verbeteren, de randvoorwaarden zijn geborgd, er is focus en de veranderingen worden opgevolgd. We zijn nu echt aan het verbeteren. Echter gaan de sessies zelf enigszins routinematig. Om creativiteit te bevorderen moet men deze routine doorbreken. Het hamburger of sandwich model[2] is prima (beginnen en afsluiten met iets positiefs) en het is belangrijk om successen te vieren. Maar een format is slechts een format. Ga niet telkens voor de twee (of drie) vragen[3], of de zeilboot[4], maar wees creatief en voorkom de sleur.

Constateer je tijdens de sprint dat iets specifieks niet goed gaat, kies een onderwerp voor de retrospective om op te richten. Gaat het onderling niet zo soepel, besteed een retrospective aan het team gericht op feedback en/of samenwerking. Sta regelmatig stil bij de Definition of Ready en de Definition of Done door die het onderwerp van het gesprek te maken. Lijken bepaalde zaken buiten de invloed van het team, bespreek eens specifiek verbeteringen op organisatievlak. Liggen er flinke obstakels in het vooruitzicht, kijk eens vooruit in plaats van achteruit (futurespective[5]).

Change the setting

Een andere manier om creativiteit te bevorderen en te voorkomen dat men zich tot veilige routines beperkt, is het veranderen van de setting. Daarbij doel ik op de setting in de brede zin van het woord; de context, de rolverdeling, de tijd en je eigen oculair. Laat eens iemand anders de retrospective leiden van buiten het team, kijk eens bij of leidt eens een andere retro, of houdt eens een retrospective over de retrospective. Kondig het retrospective-onderwerp aan en vraag dagelijks input gedurende de sprint. Doe eens een daily retrospective, of laat het team het format bepalen. Of heel letterlijk, doe het eens op een andere plek en tijd.

Conclusie

Zorg voor een eenduidige doelstelling met betrekking tot de retrospective. Creëer een basis waarin verbetering gestimuleerd wordt. Breng focus aan in het verbeterproces en volg verbeteringen op. Bevorder creativiteit door te blijven variëren in het format en de setting. Als je deze punten in acht neemt, zal het team echt verbeteren.

Bronnen en tips

 

  1. http://scrumguides.org
  2. http://glanskracht.nl/hoe-geef-je-feedback/
  3. https://www.scrumalliance.org/community/articles/2014/april/key-elements-of-sprint-retrospective
  4. http://retrospectivewiki.org/index.php?title=Sailboat
  5. http://www.funretrospectives.com/category/futurespective/
  6. http://www.funretrospectives.com/
  7. http://www.plans-for-retrospectives.com/
Recommended Posts